Mensagem de ausência no WhatsApp: modelos prontos para empresa

Resposta curta

Mensagem de ausência é a resposta automática para quem escreve quando a empresa não está atendendo. No app WhatsApp Business, ela fica em Ferramentas › Mensagem de ausência e pode ir sempre, num horário programado ou fora do horário de atendimento cadastrado no perfil comercial.

Uma boa mensagem de ausência diz três coisas: que a mensagem chegou, quando a empresa volta e o que o cliente já pode adiantar. Abaixo estão o passo a passo e modelos prontos para fim de expediente, fim de semana, feriado, almoço, férias coletivas e imprevistos, além de modelos por tipo de negócio.

Como configurar a mensagem de ausência no WhatsApp Business

1. Abra o app WhatsApp Business e toque na aba Ferramentas.
2. Toque em Mensagem de ausência e ative Enviar mensagem de ausência.
3. Edite o texto.
4. Em Horário, escolha uma das três opções: enviar sempre, horário programado, com início e fim, ou fora do horário de atendimento.
5. Escolha quem recebe: todos, todos menos os contatos salvos, todos menos alguns, ou só alguns.

A opção "fora do horário de atendimento" só aparece depois de cadastrar o horário no perfil comercial, no campo de horário de atendimento. Lá dá para marcar horários escolhidos, sempre aberto ou só com agendamento.

O WhatsApp comum, de uso pessoal, não tem mensagem de ausência: ela é do WhatsApp Business.

Modelos de mensagem de ausência

Troque o que está entre colchetes pelos dados da sua empresa.

Fora do horário de atendimento

• Olá! Recebemos sua mensagem, mas nosso atendimento já encerrou por hoje. Voltamos amanhã às [8h]. Se puder, adiante o que precisa, que a gente começa por você.
• Oi! Nosso horário é de segunda a sexta, das [9h] às [18h], e aos sábados, das [9h] às [12h]. Sua mensagem já está registrada e respondemos na abertura.
• Olá, obrigado por escrever para a [empresa]! Agora estamos fora do horário, mas respondemos todas as mensagens por ordem de chegada a partir das [8h].

Fim de semana

• Oi! Não atendemos no fim de semana. Na segunda, a partir das [8h], respondemos por aqui. Para adiantar, envie seu nome e o que precisa.
• Olá! Estamos fechados até segunda-feira. Se for sobre um pedido, já deixe o número dele, que a gente confere assim que voltar.

Feriado

• Olá! Hoje é feriado e não estamos atendendo. Voltamos [amanhã] às [8h], e sua mensagem já está registrada.
• Oi! Estamos em recesso de fim de ano de [data] a [data]. Voltamos no dia [data], com todas as mensagens respondidas por ordem de chegada. Boas festas!
• Olá! Por causa do Carnaval, voltamos na [quarta-feira, ao meio-dia]. Obrigado pela paciência!

Horário de almoço

• Oi! Estamos no intervalo de almoço e voltamos às [13h30]. Já recebemos sua mensagem.

Férias coletivas e ausência prolongada

• Olá! Estamos em férias coletivas até [data]. Pedidos e orçamentos serão respondidos a partir de [data]. Em caso de urgência, escreva para [e-mail].
• Oi! [Nome] está de férias até [data]. Seu atendimento continua com [nome], neste mesmo número.

Imprevisto

• Olá! Estamos com o atendimento pausado por [falta de energia, treinamento interno] e voltamos às [horário]. Sua mensagem fica registrada.

Por tipo de negócio

• Clínica ou consultório: Olá! A recepção está fechada agora e volta às [7h30]. Para marcar consulta, envie seu nome completo e o melhor dia. Em caso de emergência, procure o pronto-socorro mais próximo ou ligue 192.
• Loja e comércio eletrônico: Oi! Nosso atendimento volta às [9h]. Enquanto isso, o catálogo está em [site]. Se for sobre uma entrega, envie o número do pedido.
• Escritório de advocacia ou contabilidade: Olá! O escritório está fechado e volta às [9h]. Envie seu nome e o assunto, que um membro da equipe retorna no próximo dia útil.
• Oficina e serviços: Oi! Estamos fechados agora e abrimos às [8h]. Se quiser um orçamento, já envie fotos e uma descrição do problema.

O que uma boa mensagem de ausência tem

• Quando a empresa volta, com dia e hora. "Respondemos em breve" não diz nada e gera uma segunda mensagem do cliente.
• O que o cliente pode adiantar: nome, número do pedido, fotos. A primeira resposta da equipe já sai com o que precisa.
• Um caminho para o urgente, quando ele existe: telefone, e-mail ou outro canal.
• Um texto curto. Quem escreve fora do horário quer saber se vai ser atendido, e não ler um parágrafo.
• A data certa nos feriados. Uma mensagem de Natal esquecida ligada em janeiro é pior que nenhuma.

Onde a mensagem de ausência do app aperta

No app, a mensagem de ausência é um texto só para o número todo: quem escreve pela primeira vez e o cliente antigo recebem a mesma resposta, e o feriado exige trocar o texto e o horário à mão, antes e depois. Para outros textos automáticos do app, como a saudação e as respostas rápidas, veja mensagem automática no WhatsApp.

Mensagem de ausência no Vimel CRM

No Vimel CRM, a mensagem de ausência segue o expediente da empresa, para a equipe toda no mesmo número. Ela vem desligada e é ativada em Configurações › Config. CRM › Horários e Metas:

• Três textos: para contato novo, para contato recorrente e para feriado. Por padrão, contato novo é quem não escreve há 14 dias, prazo que a empresa ajusta. Cada texto tem uma sugestão pronta para começar.
• Variáveis que se preenchem sozinhas: quando a empresa volta, calculado pelo horário e pelos feriados, o horário da semana, o primeiro nome do cliente e o nome da empresa. O texto para contato novo precisa dizer quando a empresa volta.
• Horário por dia da semana, com mais de um intervalo por dia, para o almoço. Cada funil pode ter o próprio horário e a própria mensagem, ou ficar sem ela.
• Feriados: os nacionais entram com um clique e os estaduais e municipais são cadastrados como dias de exceção, com dia inteiro ou meio expediente.
• "Estamos fora agora": fecha o atendimento na hora, por 1 hora, 4 horas ou pelo resto do dia, para imprevistos, e reabre sozinho no prazo.
• Espera antes de responder, 5 minutos por padrão. Se alguém da equipe responder antes, a mensagem automática não sai.
• Sem repetição: no máximo uma mensagem por hora e três por dia para a mesma pessoa. Nunca vai para grupos, listas de transmissão ou status, nem para quem pediu para não receber mensagens.
• Funciona pelo QR Code e pela API Oficial. No número em coexistência com o app WhatsApp Business, desligue a mensagem de ausência do app, para o cliente não receber duas.

Os planos vão de R$ 297 a R$ 2.997 por mês, com 3 a 50 usuários inclusos, mensais e sem fidelidade, com 15 dias grátis.

Fontes

• WhatsApp, mensagens de ausência: faq.whatsapp.com/2565868990219715
• WhatsApp, como editar o perfil comercial: faq.whatsapp.com

Transparência: este artigo é mantido pela Vimel Tech, criadora do Vimel CRM. Os menus do WhatsApp mudam com as versões do aplicativo: o que vale é a central de ajuda dele.