CRM para cartórios no WhatsApp
Um CRM para cartórios no WhatsApp organiza o balcão digital da serventia: o pedido que chega por mensagem vira um caso com tipo de ato, apresentante e protocolo, e os prazos legais ficam visíveis no cartão. No Vimel CRM, a IA resume a conversa, preenche os dados do ato e aponta o que está esperando resposta — com os documentos recebidos organizados por caso em pastas no Google Drive.
Dores comuns em serventias extrajudiciais
- O WhatsApp do balcão fica num celular compartilhado, sem fila, sem responsável e sem registro do que foi prometido a quem.
- Apresentante liga para saber o andamento do título e ninguém sabe responder sem procurar o protocolo no sistema.
- Prazo de prenotação e de qualificação controlados de cabeça ou em planilha, sem alerta antes do vencimento.
- Exigência de nota devolutiva comunicada por mensagem solta, sem histórico de quando foi avisada.
- Documentos de escritura chegando por foto no WhatsApp e se perdendo entre conversas.
Como o Vimel CRM organiza a serventia
- Cada contato entra pela triagem do balcão digital e é classificado por tipo de ato — escritura, procuração, registro, certidão — antes de ir para o setor responsável.
- O caso carrega os campos do ato: apresentante, número do protocolo, matrícula e a data da prenotação.
- A partir da data da prenotação, o cartão mostra o vencimento calculado em 20 dias corridos (art. 205 da Lei 6.015/73), e o prazo de qualificação em 10 dias úteis a partir do protocolo (art. 188, com a redação da Lei 14.382/2022).
- Documentos recebidos no WhatsApp ficam organizados por caso em pastas no Google Drive da própria serventia.
- Assinaturas e conferências entram na agenda sincronizada com o Google Calendar, com confirmação automática por WhatsApp.
- Relatórios de SLA mostram tempo de primeira resposta e casos parados, por responsável.
Recursos que importam para cartórios
Perguntas frequentes
O Vimel CRM serve para cartórios?
Sim. O Vimel CRM organiza o atendimento da serventia no WhatsApp: triagem por tipo de ato, casos com protocolo e apresentante, prazos de prenotação e qualificação visíveis no cartão, documentos por caso no Google Drive e agenda de assinaturas sincronizada com o Google Calendar.
O CRM substitui o sistema do cartório?
Não. O Vimel CRM é a camada de atendimento e convive com o sistema registral ou notarial que a serventia já usa. O sistema continua responsável pela prática do ato, pelo selo e pelas obrigações estaduais; o CRM cuida da conversa, da fila, do prazo de resposta e dos documentos que chegam pelo WhatsApp.
Como os prazos de prenotação são calculados?
A partir da data da prenotação informada no caso, o CRM calcula o vencimento em 20 dias corridos, conforme o art. 205 da Lei 6.015/73 (40 dias em procedimentos de Reurb). O prazo de qualificação é calculado em 10 dias úteis a contar do protocolo, conforme o art. 188 com a redação dada pela Lei 14.382/2022, usando o horário de funcionamento e os feriados cadastrados pela serventia.
O Vimel deixa meu cartório em conformidade com o Provimento 213?
Não, e nenhum fornecedor pode prometer isso. O Provimento CN-CNJ 213/2026 atribui a responsabilidade pela segurança da informação ao delegatário, de forma pessoal e indelegável, mesmo quando há terceirização. O que um fornecedor entrega são requisitos técnicos e cláusulas contratuais; a conformidade é da serventia, e a documentação precisa ser mantida por ela e apresentada em correição.
A IA pode responder o apresentante sozinha?
No preset de cartórios a IA opera com aprovação: ela resume a conversa, preenche os campos do ato e sugere a resposta, mas a aplicação depende de um escrevente. A automação de fundo vem desligada e é o cartório quem decide se e quando ligá-la.
Dá para organizar certidões e buscas também?
Sim. Além dos atos notariais e do protocolo de registro, o modelo de cartórios já traz um fluxo de certidões e buscas — do pedido à entrega — com o tipo de certidão e o período da busca como campos do caso.
Os documentos ficam guardados onde?
Nas pastas por caso do Google Drive da própria serventia, com sincronização automática. O armazenamento é da conta Google do cartório, e o acesso é concedido apenas às pastas que ele autorizar.
Como funciona a primeira configuração?
Ao criar a conta, você informa o segmento e o CRM já vem com o modelo de cartórios aplicado: os fluxos de atos notariais, protocolo de registro e certidões, os campos do ato, os atalhos de atendimento e o tom de voz institucional. Todos os planos começam com 15 dias grátis, sem fidelidade.
Veja o Vimel CRM na operação de cartórios
Conecte o WhatsApp por QR Code ou API Oficial e deixe a IA organizar os casos enquanto a equipe conversa.
Cancele quando quiser. Você só é cobrado após os 15 dias.