Cartórios · serventias extrajudiciais
CRM para cartórios no WhatsApp
O balcão da serventia migrou para o WhatsApp sem ganhar fila, responsável nem registro. O Vimel CRM organiza esse atendimento com o vocabulário do foro extrajudicial — ato, título, protocolo, prenotação, exigência — e com os prazos calculados no próprio cartão.
- Fluxos prontos de atos notariais, protocolo de registro de imóveis e certidões.
- Prazo de prenotação e de qualificação calculados a partir das datas do caso.
- Nota devolutiva e texto da exigência como campos, com histórico de quando foi comunicada.
- Nenhum atalho com desconto, brinde ou linguagem de captação: serventia não faz propaganda comercial.
Um CRM para cartórios no WhatsApp organiza o balcão digital da serventia: o pedido que chega por mensagem vira um caso com tipo de ato, apresentante e protocolo, e os prazos legais ficam visíveis no cartão. No Vimel CRM, a IA resume a conversa, preenche os dados do ato e aponta o que está esperando resposta — com os documentos recebidos organizados por caso em pastas no Google Drive.
Dores comuns em serventias extrajudiciais
- O WhatsApp do balcão fica num celular compartilhado, sem fila, sem responsável e sem registro do que foi prometido a quem.
- Apresentante liga para saber o andamento do título e ninguém sabe responder sem procurar o protocolo no sistema.
- Prazo de prenotação e de qualificação controlados de cabeça ou em planilha, sem alerta antes do vencimento.
- Exigência de nota devolutiva comunicada por mensagem solta, sem histórico de quando foi avisada.
- Documentos de escritura chegando por foto no WhatsApp e se perdendo entre conversas.
Como o Vimel CRM organiza a serventia
- Cada contato entra pela triagem do balcão digital e é classificado por tipo de ato — escritura, procuração, registro, certidão — antes de ir para o setor responsável.
- O caso carrega os campos do ato: apresentante, número do protocolo, matrícula e a data da prenotação.
- A partir da data da prenotação, o cartão mostra o vencimento calculado em 20 dias corridos (art. 205 da Lei 6.015/73), e o prazo de qualificação em 10 dias úteis a partir do protocolo (art. 188, com a redação da Lei 14.382/2022).
- Documentos recebidos no WhatsApp ficam organizados por caso em pastas no Google Drive da própria serventia.
- Assinaturas e conferências entram na agenda sincronizada com o Google Calendar, com confirmação automática por WhatsApp.
- Relatórios de SLA mostram tempo de primeira resposta e casos parados, por responsável.
Uma distinção que muda o que você contrata: a triagem do balcão e a fila de atendimento são do Vimel CRM, e os tipos de processo da serventia — atos notariais, protocolo de registro de imóveis e certidões — são materializados no Vimel Processos, que é uma assinatura à parte. O modelo do segmento entrega os dois configurados, mas o acesso aos processos depende de assinar o Vimel Processos — vale conferir o escopo antes de fechar.
Veja o protocolo e os prazos em um quadro
Ao criar a conta você informa que é uma serventia e o CRM já vem com os fluxos de atos notariais, protocolo de registro e certidões aplicados, com os campos do ato e o tom de voz institucional.
O Vimel CRM por dentro
Recursos que importam para cartórios
Com o que o Vimel CRM se conecta
API Oficial do WhatsApp (Cloud API)
Conexão oficial pela Meta para o número da serventia, com aviso de prenotação próxima do vencimento, nota devolutiva emitida e certidão pronta saindo por template aprovado. Também é possível conectar por QR Code, que é a modalidade não oficial.
Como funciona a integraçãoGoogle Agenda
Assinaturas e conferências na agenda da serventia, sincronizada nos dois sentidos, com confirmação enviada pelo WhatsApp ao apresentante.
Como funciona a integraçãoGoogle Drive
Cada caso ganha uma pasta no Drive da própria serventia: RG, CNH, certidões e minutas que chegam por foto ficam ali, e não no rolo da câmera de quem atendeu.
Como funciona a integraçãoGoogle Planilhas
Listas de títulos e de pedidos de certidão que a serventia já mantém em planilha entram como casos sem redigitação.
Como funciona a integraçãoSistema registral ou notarial da serventia
O Vimel CRM convive com o sistema que pratica o ato — não substitui e não integra nativamente. Selo, emolumentos e obrigações estaduais continuam no sistema da serventia; o CRM cuida da conversa, do prazo de resposta e dos documentos que chegam pelo WhatsApp.
Planos do Vimel CRM para cartórios
Planos de R$ 297 a R$ 2.997 por mês, de 7.000 a 100.000 contatos e de 10.000 a 120.000 créditos de IA mensais. Compare usuários e canais de WhatsApp em cada plano.
Starter
Para começar a organizar atendimento e vendas pelo WhatsApp.
R$ 297/mês
- Total de contatos
- Até 7.000 contatos
- Créditos de IA
- 10.000 créditos de IA/mês
- Usuários
- Até 3 usuários
- Canais
- 1 canal de WhatsApp
Growth
Para times em crescimento com mais volume e rotina comercial.
R$ 697/mês
- Total de contatos
- Até 20.000 contatos
- Créditos de IA
- 25.000 créditos de IA/mês
- Usuários
- Até 6 usuários
- Canais
- Até 2 canais de WhatsApp
Pro
Para operações com múltiplos responsáveis, funis e metas.
R$ 1.497/mês
- Total de contatos
- Até 50.000 contatos
- Créditos de IA
- 60.000 créditos de IA/mês
- Usuários
- Até 12 usuários
- Canais
- Até 3 canais de WhatsApp
Scale
Para operações maiores que precisam de capacidade e governança.
R$ 2.997/mês
- Total de contatos
- Até 100.000 contatos
- Créditos de IA
- 120.000 créditos de IA/mês
- Usuários
- Até 24 usuários
- Canais
- Até 5 canais de WhatsApp
Enterprise
Para operações com volume, integrações e governança sob medida.
Sob consulta
- Total de contatos
- Contatos sob medida
- Créditos de IA
- Créditos de IA sob medida
- Usuários
- Usuários sob medida
- Canais
- Canais de WhatsApp sob medida
Contatos e conversas históricas continuam preservados para consulta. O plano acompanha o tamanho da operação por total de contatos, créditos de IA, usuários e canais conectados.
O que o Vimel CRM não faz numa serventia
Não entrega os fluxos do segmento na assinatura do CRM
O Vimel CRM entrega a triagem do balcão e a fila de atendimento, os atalhos de mensagem, o SLA e os agentes de IA sobre a conversa. Os tipos de processo da serventia — atos notariais, protocolo de registro de imóveis e certidões vivem no Vimel Processos, contratado à parte. Descrever o fluxo sem dizer isso seria prometer o que a assinatura do CRM sozinha não entrega.
Não afirma que o ato será praticado
Só a qualificação decide. Nenhum atalho de mensagem entregue com o modelo promete a prática do ato, e a IA é instruída a não afirmar isso — dúvida sobre viabilidade vai para o escrevente responsável.
Não promete prazo que dependa de qualificação ou de exigência
O cartão calcula os prazos legais a partir das datas registradas — prenotação e protocolo. O que depende de exigência a cumprir não vira promessa de data para o apresentante.
Não oferece desconto, brinde nem cortesia
A vedação de propaganda comercial é consolidada nos códigos de normas do foro extrajudicial estaduais. Nenhum atalho do modelo de cartórios traz linguagem de captação, e a IA não a produz.
Não informa valor de emolumentos de memória
O produto remete à tabela vigente em vez de repetir um valor. O campo de emolumentos existe no caso para registro interno, não para a IA cotar por conta própria.
Não aplica ação sozinha
Ato notarial e registral tem efeito jurídico, e a responsabilidade pelo Provimento CN-CNJ 213/2026 é pessoal e indelegável do delegatário (art. 13, §3º). A IA organiza, preenche e sugere; quem pratica o ato é a serventia.
Não substitui o sistema registral ou notarial
O CRM é a camada de atendimento e convive com o sistema que pratica o ato, emite o selo e cumpre as obrigações estaduais.
O Vimel CRM entrega requisitos que ajudam a serventia a operar — trilha do atendimento, prazos visíveis, documentos organizados —, mas não entrega conformidade. A responsabilidade pelo cumprimento do Provimento CN-CNJ 213/2026 é pessoal e indelegável do delegatário (art. 13, §3º), e nenhum fornecedor pode assumi-la no lugar dele.
Base normativa citada
- Lei nº 6.015/1973, art. 205 — prenotação de 20 dias corridos (40 dias em Reurb)
- Lei nº 6.015/1973, art. 188, com a redação da Lei nº 14.382/2022 — qualificação em 10 dias úteis a partir do protocolo
- Provimento CN-CNJ nº 213/2026, art. 13, §3º — responsabilidade pessoal e indelegável do delegatário
Perguntas frequentes
O Vimel CRM serve para cartórios?
Sim. O Vimel CRM organiza o atendimento da serventia no WhatsApp: triagem por tipo de ato, casos com protocolo e apresentante, prazos de prenotação e qualificação visíveis no cartão, documentos por caso no Google Drive e agenda de assinaturas sincronizada com o Google Calendar.
O CRM substitui o sistema do cartório?
Não. O Vimel CRM é a camada de atendimento e convive com o sistema registral ou notarial que a serventia já usa. O sistema continua responsável pela prática do ato, pelo selo e pelas obrigações estaduais; o CRM cuida da conversa, da fila, do prazo de resposta e dos documentos que chegam pelo WhatsApp.
O Vimel deixa meu cartório em conformidade com o Provimento 213?
Não, e nenhum fornecedor pode prometer isso. O Provimento CN-CNJ 213/2026 atribui a responsabilidade pela segurança da informação ao delegatário, de forma pessoal e indelegável, mesmo quando há terceirização. O que um fornecedor entrega são requisitos técnicos e cláusulas contratuais; a conformidade é da serventia, e a documentação precisa ser mantida por ela e apresentada em correição.
A IA pode responder o apresentante sozinha?
No preset de cartórios a IA opera com aprovação: ela resume a conversa, preenche os campos do ato e sugere a resposta, mas a aplicação depende de um escrevente. A automação de fundo vem desligada e é o cartório quem decide se e quando ligá-la.
Dá para organizar certidões e buscas também?
Sim. Além dos atos notariais e do protocolo de registro, o modelo de cartórios já traz um fluxo de certidões e buscas — do pedido à entrega — com o tipo de certidão e o período da busca como campos do caso.
Os documentos ficam guardados onde?
Nas pastas por caso do Google Drive da própria serventia, com sincronização automática. O armazenamento é da conta Google do cartório, e o acesso é concedido apenas às pastas que ele autorizar.
De quantos dias é o prazo de prenotação?
São 20 dias corridos, contados do protocolo, conforme o art. 205 da Lei 6.015/73 — e 40 dias em procedimentos de Reurb. O prazo de qualificação é de 10 dias úteis a partir do protocolo, conforme o art. 188 com a redação dada pela Lei 14.382/2022. O Vimel CRM calcula os dois a partir das datas registradas no caso e mostra o vencimento no cartão, usando o horário de funcionamento e os feriados cadastrados pela serventia.
Serve para tabelionato de notas e para registro de imóveis?
Serve para os dois, e são fluxos separados no mesmo CRM. Atos notariais têm o percurso de consulta, minuta em elaboração, documentos pendentes, conferência e qualificação, agendado para assinatura, lavrado e entregue. O protocolo de registro tem o seu: título recebido, prenotado, em qualificação, nota devolutiva emitida, exigência cumprida e registrado, com desfecho próprio para prenotação expirada.
Como funciona a primeira configuração?
Ao criar a conta, você informa o segmento e o CRM já vem com o modelo de cartórios aplicado: os fluxos de atos notariais, protocolo de registro e certidões, os campos do ato, os atalhos de atendimento e o tom de voz institucional. Todos os planos começam com 15 dias grátis, sem fidelidade.
O Vimel CRM no balcão digital da sua serventia
Conecte o WhatsApp por QR Code ou API Oficial e deixe a IA organizar os casos enquanto os escreventes atendem.
Cancele quando quiser. Você só é cobrado após os 15 dias.